Что получает УК после внедрения платформы умного дома: доступы, инструкции и регламенты

Для инженерных систем и умных устройств самый ответственный момент наступает, когда в новостройку заселяются первые жители. Задача УК в этот период – быстро устранить сбои, если они возникнут. Иначе гарантирован поток  жалоб и негативных отзывов от жителей. А  это может затормозить продажу квартир в следующих очередях ЖК и других проектах девелопера.

Но есть один нюанс: если умное здание для сотрудников УК остается «темным ящиком» или у них нет доступов к платформе, цифровая инфраструктура  превращается в источник дополнительных проблем.

Поэтому передача платформы умного здания управляющей компании — это отдельная задача. Чтобы сотрудники УК могли пользоваться BMS-платформой для управления умным домом с первого дня, им нужно предоставить все необходимые доступы, инструкции и регламенты.

Весь дом на одном экране: главное преимущество BMS-платформы для УК

В современном ЖК одновременно функционируют десятки инженерных систем: видеонаблюдение, СКУД, видеодомофония, приборы учёта, системы вентиляции, отопления и другое оборудование. Если здание не оборудовано платформой для управления умным домом, сотрудникам УК приходится собирать информацию о состоянии каждой системы вручную: проводить обходы, переключаться между разными приложениями и интерфейсами, самостоятельно искать причину поломок и сбоев оборудования.

Платформа умного дома делает выполнение этих задач намного удобнее и проще. Она объединяет данные о состоянии всех инженерных систем в едином цифровом контуре. С помощью панели диспетчеризации сотрудник получает информацию о том, как работает оборудование в данный момент.

В результате сотрудники меньше времени тратят на сбор информации и больше внимания уделяют решению конкретных задач. Например, если блок диспетчеризации фиксирует резкое изменение параметров вентиляции, он автоматически  уведомляет аварийные службы. Не нужно сначала ждать жалоб от жителей или отправлять сотрудника на ручную проверку оборудования. Инженер ещё до выезда на объект понимает, с какой системой возникла проблема и на что обратить внимание. А значит устранение поломки проходит намного быстрее.

Доступы: что должна получить управляющая компания

Первое, что передается управляющей компании при внедрении платформы умного дома — рабочие доступы в систему. Причем не один общий логин и пароль, а разные доступы в зависимости от задач и ролей  сотрудников.

Например, диспетчеру нужен доступ к данным мониторинга инженерных систем здания, инженеру — к техническим параметрам оборудования и настройкам устройств администратору — к просмотру заявок, выгрузке отчетов и аналитике.

Что получает УК после внедрения умного дома?

• Доступ к интерфейсам управления умным зданием и панели диспетчеризации;
• Ролевой доступ: диспетчер, инженер, администратор;
• Доступ к данным приборов учета (АСКУЭВТ);
• Доступ к видеонаблюдению, СКУД и видеодомофонии из единого интерфейса;
• Личные кабинеты сотрудников УК;
•  Мобильное приложение CleverHome.

Инструкции: что должны знать сотрудники УК

Доступ к той или иной системе не означает, что сотрудники умеют с ней правильно работать. Поэтому девелопер должен передать УК всю эксплуатационную документацию и инструкции по эксплуатации инженерных систем МКД.

Также  нужно  обучать персонал УК работе с умным домом. Обучение позволяет разобрать основные сценарии еще до начала полноценной эксплуатации дома. Также можно более детально подготовить инструкции по действиям сотрудников в зависимости от их роли. 

Обычно сотрудникам показывают:

• Как устроена панель диспетчеризации;
• В каких случаях и куда приходят аварийные сообщения;
• Как искать информацию о состоянии оборудования;
• Каковы основные функции личного кабинета и мобильного приложения. 

На сайте CleverHome есть разделы «База знаний» и «Инструкции».  УК могут их использовать как дополнительный источник информации при обучении сотрудников или быстрой адаптации новых специалистов.

Какими бы подробными ни были инструкции, в первые недели эксплуатации у УК всё равно появляются вопросы. В этот момент особенно важна техническая поддержка. Нужно объяснить, куда сотрудник может обратиться за консультацией и какие вопросы решает разработчик BMS-платформы.

Регламенты: как выстраивается работа УК

Если инструкция отвечает на вопрос «как работает система», то регламент четко определяет «кто и что делает». Поэтому для УК нужно обязательно подготовить  регламенты эксплуатации умного здания. В них фиксируются основные сценарии работы и порядок взаимодействия между участниками. Без регламента платформа может обнаружить проблему, но никто не будет точно знать, что делать с этой информацией.

Разберем для примера работу аварийно-диспетчерской службы. Допустим, в блок диспетчеризации поступил сигнал от одной из систем о неисправности , после чего BMS-платформа автоматически отправила уведомление диспетчеру.  Дальше диспетчер должен действовать по заранее определенному алгоритму: проверить событие, определить его приоритет, передать информацию ответственному сотруднику, при необходимости организовать выезд на объект и зафиксировать результат. 

Обязательно нужно разработать регламенты для работы с показаниями общедомовых приборов учета и отчетностью со стороны управляющей компании. Это напрямую влияет на доверие жителей к УК. 

Также нужно регламентировать, кто отвечает за умный дом после сдачи дома.

Зоны ответственности могут быть распределены следующим образом:

Задача	Ответственная сторона
Повседневная эксплуатация дома	УК
Работа АДС и первичная реакция на аварии	УК
Работа с обращениями жителей	УК
Гарантийные вопросы по оборудованию	Застройщик / поставщик оборудования
Техническая поддержка платформы	Поставщик платформы
Настройка ролей	УК в пределах предоставленных прав
Исправление программных проблем	Поставщик платформы

Распределение задач между УК, девелопером и разработчиком платформы в конкретном ЖК зависит от договора и условий сопровождения. Главное — зафиксировать договоренности  заранее. Иначе жители будут жаловаться в УК, сотрудники УК передадут запрос застройщику, застройщик начнет искать поставщика. В итоге решение проблемы затянется надолго.

Что должна получить УК после внедрения: чек-лист

Когда УК берет на себя управление ЖК, рекомендуем обязательно проверить три ключевых блока.

Доступы:

• панель диспетчеризации;
• сервер и необходимые системные учетные записи;
• аккаунты сотрудников;
• АСКУЭВТ;
• видеонаблюдение;
• СКУД и видеодомофония;
• личные кабинеты и мобильное приложение;
• административные права в пределах зоны ответственности УК.

Инструкции:

• эксплуатационная документация;
• инструкции по инженерным системам;
• руководство по работе с BMS-платформой;
• инструкции для диспетчера и инженера;
• материалы для обучения новых сотрудников;
• контакты технической поддержки.

Регламенты:

• порядок реагирования на аварии;
• работа аварийно-диспетчерской службы;
• обработка обращений жителей;
• работа с показаниями приборов;
• порядок отчетности;
• порядок обращения в техническую поддержку.

Что это дает управляющей компании на практике

Когда девелопер передает УК полный комплект доступов, инструкций и регламентов по работе с системами умного дома, управляющая компания получает совершенно новый уровень контроля. Во-первых, исчезает неразбериха в первые месяцы эксплуатации — у персонала есть  алгоритмы действий на любой сценарий. 

Во-вторых, все процессы задокументированы и прозрачны: каждый сотрудник точно знает, что, где и как ему делать исходя из своей роли. Руководство, в свою очередь, получает полную картину состояния объекта без необходимости лично вникать в технические детали. 

Также снижается нагрузка на персонал и расходы на обслуживание дома за счет эффективности работы УК.

Почему это важно для застройщика

Передача УК полного комплекта доступов, инструкций и регламентов дает возможность девелоперу спокойнее пройти гарантийный период. В этом случае УК не приходится разбираться с платформой умного дома вслепую, она полностью готова к работе с первого дня. Персонал уже знает, как работать с оборудованием, какие сценарии предусмотрены в регламентах и как действовать в нештатных ситуациях. 

Четкое распределение ответственности также снижает риск конфликтов между УК, застройщиком и поставщиками оборудования. Понятно, кто принимает обращение, кто выполняет первичную диагностику, кто и на каком этапе подключается к решению проблемы в доме. 

Жители с первых дней после заселения получают качественный сервис и быстрое решение возникающих вопросов. В конечном счете они оценивают не количество умных технологий в доме, а то работает ли домофон, корректно ли передаются показания счетчиков и насколько быстро УК реагирует на заявки. Если все процессы выстроены эффективно, то ожидания жителей от современного ЖК полностью совпадают с реальностью. Как следствие — больше хороших отзывов о комплексе, рост лояльности покупателей и растущие объемы продаж на объектах девелопера.